Ürün Takip Sistemi

Türkiye Cumhuriyeti Sağlık Bakanlığı ve Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu’nun sorumlu olduğu Ürün Takip Sistemi yani kısaca ÜTS, kozmetik ürünler ile birlikte tüm tıbbi cihazların üretimden başlayarak son adım olan kullanıcıya gelme sürecinin rahat bir şekilde takip altında tutulmasını sağlayan bir sistemdir. Bu sistem TÜBİTAK Bilgem tarafından geliştirilmiştir. Bu uygulama ile birlikte Türkiye içerisinde üretilmiş olmakla beraber ve/veya yurtdışından ithal edilmek sureti ile ülke içerisindeki hastanelere satılmış olan kozmetik ürün ve tıbbi cihazlar için ÜTS standartları gereğince uygun kayıtların açılması gereklidir. Elbette sadece kayıtların açılması değil uzmanlar tarafından onayı da verilmelidir. Bir kozmetik ürününün ya da bir tıbbi cihazın onaylı olup olmadığı bu sistem sayesinde görülebilmektedir.

Sistem içerisinde yer alan bilgiler arasında; Tıbbi Cihaz Bayilik Listesi, Tıbbi Cihaz Listeleri, İhale Sonuçları, Tıbbi Cihaz Firma Listesi ve Tıbbi Cihaz Durumu Sorgulama gibi kullanışlı ve önemli unsurlar bulunmaktadır. Ürün Takip Sistemi (ÜTS) 2014 yılında yapımına başlanmış olup 2017 yılında tamamlanarak başlatılmış olan bir sistemdir. 2017 yılından beri aktif olarak kullanılan Ürün Takip Sistemi’ni, ithalatçı ya da üretici firmalar piyasaya arzını sağladıkları her bir cihaz için sistem kaydını yapmak durumundadırlar. Üretilen ya da ithalatı yapılan her bir ürün ya da cihazın öncelikle belge kayıt işlemi yapılmalıdır. Ancak ürün ve cihazlar sınıflara ayrıldığından belgelerde farklılıklar söz konusu olabilmektedir. Bu nedenle süreci doğru bir şekilde takip etmek ve uygun adımlar atmak gerekir.

ÜTS sisteminde cihaz ve ürünlere ait belgelerin kaydı tamamlandıktan sonra ürünlerin kaydı yapılabilmektedir. Bu kayıt esnasında önemli hususlardan birisi de ürünlerde GTIN veya HIBC formatında barkodların olması zorunluluğudur. Bununla beraber ürünlerin resimlerinin yanı sıra etiket ve teknik bilgilerin de sisteme yüklenmesi gerekecektir. Şayet ilerideki zamanlarda ürün ya da belge güncellenmesi söz konusu olursa sistemdeki kaydın da güncellenmesi gerekecektir. Optisyenlik müesseseleri, bayi ve dağıtıcı firmalar, tıbbi cihaz imalatçısı ve ithalatçı firmalar, diş protez laboratuvarları ve eczane ve ecza depoları, işitme cihazı uygulama merkezleri ile ısmarlama Protez merkezlerinin Ürün Takip Sistemi’ne kayıtlarının yapılabilmesi adına ilgili mevzuatlara göre yetkilendirilmesi gerekecektir. Firma kayıt işlemi ise e-imza olarak yapılmaktadır. Bu işlemi firmaların yetkilisi ya da müdürleri yapmaktadır. Başvuru esnasında ise Çekirdek Kaynak Yönetim Sistemi (ÇKYS) numarasının da girilmesi gerekir.

ÜTS Kaydının Gerekliliği ve Amacı

Yeni Medikal Malzeme Temin Sözleşmesi 01.04.2018 tarihinde imzalanmıştır ve bu sözleşmeye göre medikal malzeme satışı yapılabilmesi adına bu kayıt mutlaka oluşturulmalıdır. Ürün Takip Sistemi kaydı olmayan firmalardan geriye dönük ödeme kesintileri yapılmaktadır. Ürün Takip Sistemi (ÜTS)’nde yer alan ve Tıbbi Cihaz ve Kozmetik Ürünlerin takip sürecini kolaylaştıran sekmelerinde eğer ürün ithal edilmiş ise ithal edilen ürünlerin gümrükten geçişi ile birlikte son kullanıcıya kadar geçen tüm süreçlerin takip edilmesi için önemlidir. Ayrıca yine yurt içinde üretilmiş olan ürünlerin piyasa arz edilme süresinden son kullanıcıya ulaşma sürecini, istatiksel önemli verilerin gözlemlenebilmesi ve kayıt altında tutulabilmesi adına kolaylık sağlamaktadır.

• Sistemin amaçlarından bir tanesi kozmetik ürün ve tıbbi cihazların ithalat ya da üretimden son kullanıma kadar geçen süreçte güvensiz olan ürünlerin tespit edilebilmesidir. Bu sayede arızalı, hatalı ya da uygun standartları taşımayan ürünlerin piyasada rahat bir şekilde gezinmesinin de önüne geçilmiş olacaktır.
• Kozmetik ürün ya da tıbbi cihazlara yapılan kontrol ve testler ile depolama, nakliye gibi süreçler rahat bir şekilde kayıt altına alınabilmektedir. Yine bu sistem sayesinde ürün ya da cihazların bakım onarım, envanter, garanti ve kalibrasyon süreçlerinin doğru bir şekilde takibi yapılabilmektedir.
• Kozmetik ürün ve tıbbi cihazların kayıt işlemlerinin yapılması ile birlikte arzu edildiği takdirde lot ya da tekil bazlı geri çekme işlemleri de yapılabilmektedir.
• Bu sistem ayrıca vatandaşların kozmetik ürünler ile tıbbi cihazların sorgulanmasına da müsaade etmektedir. Bu da bir güven oluşturmaktadır.
• Ürün Takip Sistemi, verilerin depolanıp ileride paydaşlar adına raporlama yeteneklerini geliştirmesi açısından da kullanılmaktadır. Bu sistem ile birlikte hastanelerde ve sağlık kurumlarında kullanılmakta olan yerleşik tıbbi cihazlara ilişkin bakım, onarım ve kalibrasyon işlemlerinin yürütülmesi de kolaylaşmıştır.